Digitale Nachfolge – Braucht man das?

Letzte Woche hatten Stefanie und Tristan einen Autounfall. Unverschuldet und außer einem leichten Schleudertrauma glücklicherweise ohne Verletzungen, aber der Schock saß (und sitzt) trotzdem tief. Von dem unnötigen Stress mit dem kaputten Auto ganz zu schweigen.

Auch, wenn alles weiterhin seinen gewohnten Gang läuft, ist doch eine Frage aufgetaucht: Was wäre gewesen, wenn sie eine Zeit lang ausgefallen wären und ich B2N alleine hätte schmeißen müssen? Wäre ich in alle Bereiche genug eingearbeitet gewesen, um das zu schaffen, oder wäre ich im Chaos versunken?

Weshalb ich das erzähle? Weil die digitale Nachfolge bzw. Vertretung etwas ist, um das auch Du Dir unbedingt Gedanken machen solltest. Denn ausfallen kann jeder von uns, auch unvorhergesehen.
Es geht mir heute nicht um die privaten Profile in den sozialen Netzwerken, sondern rein um die beruflichen.

Ausfälle – nicht schön, aber Tatsache

Urlaub, Krankheiten, Schwangerschaften und sehr selten leider auch Todesfälle gehören zum Leben dazu. Auch, wenn nicht gleich das Schlimmste eintritt, kommt es regelmäßig vor, dass Angestellte nicht arbeiten können. Selbstständige sind, wie ich aus eigener Erfahrung weiß, auch nicht immun dagegen. Gerade, weil sie so vorhersehbar sind, sollte man meinen, dass jedes Unternehmen eine gründliche Vorbereitung dafür trifft, damit der tägliche Ablauf auch bei Ausfällen möglichst reibungslos funktioniert.

Die Realität sieht allerdings häufig anders aus: Fällt der Social Media Manager aus, weiß der Rest des Unternehmens meist nicht einmal, wie genau eine Facebook-Seite funktioniert, geschweige denn wo die Social-Media-Strategie zu finden ist. Als Ergebnis liegen die Präsenzen brach oder werden eher suboptimal bespielt. Je länger der Ausfall dauert, desto größer sind die Einbrüche in der Interaktion mit den Fans.

Deshalb ist es so wichtig, sich dann auf zukünftige Ausfälle vorzubereiten, wenn nicht Not am Mann ist. So können in Ruhe die nötigen Arbeitsblätter erstellt und eine Vertretung eingearbeitet werden.

Die digitale Nachfolge im Unternehmen

Auch, wenn wir auf positive Ausfälle hoffen, die urlaubsbedingt sind, ist eine Vorbereitung nötig. Schließlich soll der Kollege, der Dich vertritt, zumindest rudimentär wissen, was er zu tun hat. Damit das gut funktioniert, solltest Du nicht nur gut verständliche Anleitungen vorbereiten, sondern den Kollegen zusätzlich einarbeiten. Denn die beste Anleitung hilft nicht, wenn der Kollege nicht weiß, wo er welche Informationen findet und frustriert das Handtuch wirft.

Auch von der Vorbereitung für mögliche Ausfälle abgesehen ist es durchaus sinnvoll, im Unternehmen zu einem grundlegenden Verständnis von Social Media beizutragen. Das muss nicht ausufern, lohnt sich aber auf jeden Fall.

Die digitale Nachfolge für einzelne Selbstständige

Als einzelner Selbstständiger stehst Du vor zwei Möglichkeiten: Einer geplanten und einer ungeplanten Pause.
Eine geplante Pause wie einen Urlaub oder eine Schwangerschaft kannst Du in Ruhe vorbereiten. Da Du keine Kollegen hast, die Deine Arbeit übernehmen, reicht eine Nachricht auf Deinen Präsenzen, dass du eine Pause machst. Vergiss aber nicht, anzugeben, ab wann Du wieder erreichbar bist.

Deshalb wichtiger sind die Situationen, in denen Du ungeplant ausfällst. Suche Dir jemanden, der zumindest die Mitteilung veröffentlichen wird, dass Du für gewisse Zeit ausfällst. Und, im schlimmsten Fall: Wenn Dir etwas zustößt, dass es Dir unmöglich macht, weiterzuarbeiten, kläre im Vorfeld, was mit Deinen Online-Präsenzen geschehen wird.

Die digitale Nachfolge vorbereiten

Nun geht es ans Eingemachte. Was gehört alles in Deine digitale Nachfolge? Ganz grundlegend gesagt: Alles, plus noch mehr. Denn hier gehören nicht nur Strategiepapiere hinein, sondern auch einfache Anleitungen, wie welche Plattform zu bedienen ist. Orientiere Dich an dieser Liste:

• Welche Netzwerke nutzt Dein Unternehmen? Damit keines vergessen wird, brauchst Du eine vollständige Auflistung.

• Wie kommt Deine Vertretung in die Präsenzen? Passwörter aufzuschreiben ist heikel, aber manchmal unumgänglich. Achtung: Kaum ein Netzwerk erlaubt die Weitergabe von Passwörtern. Bei Facebook ist es besser, das Privatprofil Deiner Vertretung als Moderator der Seite einzurichten. Auch in einem WordPress-Blog kannst Du mehrere Accounts anlegen, so dass Du Deine eigenen Passwörter behalten kannst.

• Welche Inhalte sollten gepostet werden? Achte darauf, dass Deine Erklärung für die Vertretung verständlich ist und definiere genau, welche Inhalte nicht verwendet werden sollen.

• Wie sollen diese Inhalte gepostet werden? Sprich, wie viel Text soll Deine Vertretung dazu schreiben?

• Wie genau funktioniert das Einstellen und Veröffentlichen der Beiträge? Auch, wenn es Dir inzwischen ins Blut übergegangen ist, auf Facebook Beiträge im Voraus zu planen, ist diese Funktion vielen Einsteigern nicht bekannt.

• Die Socia-Media-Strategie des Unternehmens. Deine Vertretung muss wissen, wer genau die Zielgruppe ist, wie diese angesprochen wird und wie die Tonalität dabei ist. Auch die Frage, wie mit unzufriedenen Kunden und Trollen umgegangen werden sollte, muss unbedingt geklärt werden.

Zu guter Letzt: Gib all dies Deiner Vertretung und frage sie, ob diese Arbeitspapiere noch Fragen offen lassen. Im Idealfall lässt Du sie einmal alles selbst ausprobieren, so dass Ihr beide sehen könnt, ob im Ernstfall alles funktionieren würde.

Ist die digitale Nachfolge ein Thema, mit dem Du Dich bereits beschäftigt hast? Falls nein: Warum nicht? Falls ja: Wie hast Du es getan? Wir sind gespannt auf Deine Antwort!