Social Media Guidelines sollen Unternehmen dabei helfen, Social Media in die Unternehmenskommunikation einzubinden. Sie dienen als Leitfaden, der die häufigsten Fragen beantwortet und festlegt, wie Mitarbeiter sich in den sozialen Netzwerken verhalten sollen, wenn sie im Namen des Unternehmens kommunizieren. Aber schon vor zwei Jahren, 2011, wurden Social Media Guidelines kontrovers diskutiert.
Die Frage, ob Ihr Unternehmen wirklich Richtlinien für die Social Media Nutzung braucht, kann durchaus mit “Ja” beantwortet werden. Da sich gerade im Bereich der sozialen Netzwerke vieles verändert, ist es auch dann hilfreich, einige Richtlinien zu haben, wenn das eigene Unternehmen aktuell noch nicht in den sozialen Netzwerken vertreten ist.
Social Media Strategie und Social Media Guidelines
Oft synonym verwendet, aber nicht identisch sind die Social Media-Strategie (auch Social Media Policy) und Social Media Guidelines. Die Social Media-Strategie behandelt die strategische Ausrichtung des Unternehmens im Bezug auf Social Media und behandeln zum Beispiel, welche Ziele das Unternehmen sich für die Nutzung der sozialen Netzwerke gesetzt hat, in welchem Ausmaß welche Mitarbeiter eingebunden werden, welche sozialen Netzwerke vom Unternehmen genutzt werden und wer für die Organisation der Social Media Präsenzen zuständig ist. Eine Standardlösung, die für jedes Unternehmen gleich funktioniert, gibt es dabei nicht, da gute Social Media-Strategien so individuell wie die verschiedenen Unternehmen sind.
Nachdem eine Social Media Strategie erarbeitet wurde, wird aus ihr heraus die Social Media Guideline entwickelt. Diese beinhaltet klare Handlungsempfehlungen, um den Mitarbeitern eine Hilfestellung und Orientierung in der Nutzung der sozialen Netzwerke zu geben.
Was genau steht in Social Media Guidelines?
Social Media Guidelines beinhalten Richtlinien und Hilfestellungen für die Mitarbeiter, wie sie sich in den sozialen Netzwerken verhalten sollten. In ihnen finden sich die Netiquette, also die Richtlinien für das Verhalten im Netz, aber die Guidelines klären auch über mögliche Risiken und Besonderheiten in den sozialen Netzwerken auf und beinhaltet rechtliche Hinweise, welche beachtet werden sollten.
Es gibt einige Kritiker, die die Position vertreten, dass Guidelines unnötig seien. Dies ist in unseren Augen so nicht ganz zutreffend. Wie auch t3n in diesem Artikel aufführen, gibt es sicherlich einzelne Mitarbeiter, welche die Hilfestellung einer Guideline nicht mehr brauchen. Die meisten Mitarbeiter profitieren allerdings sehr von klaren Richtlinien, die ihnen helfen, die sozialen Netzwerke zu nutzen. Da viele keine oder nur wenig Erfahrung mit sozialen Netzwerken oder Social Media bisher nur privat genutzt haben, erleichtern Richtlinien vieles und verhindern Missverständnisse und Probleme. Rein auf mündliche Absprachen sollte man sich nicht verlassen, da Details schnell vergessen werden und neue Mitarbeiter frühere Absprachen nicht kennen. Eine aktuelle schriftliche Fassung ist in allen Fällen besser.
Zwei wichtige Punkte werden beim Erstellen von Social Media Guidelines schnell übersehen. Zum einen werden oft die rechtliche Aspekte wie zum Beispiel das Urheberrecht vernachlässigt. Zum anderen sollte eine Guideline nicht als Ansammlung von in Beamtendeutsch formulierten Verboten verfasst werden. Ein solcher Text würde Mitarbeiter abschrecken, aber nicht ermutigen, Social Media im Sinne des Unternehmens zu nutzen. Stattdessen müssen gerade die unerfahrenen Mitarbeiter und jene, die Angst haben Fehler zu machen, abgeholt und an den sicheren Umgang mit Social Media herangeführt werden.
BITKOM geht in diesem Dokument näher auf die Inhalte ein, die in die Social Media Guidelines gehören. Zusätzlich können Sie in dieser Liste deutscher Social Media Guidelines Ideen finden, wie Sie Ihre eigenen Richtlinien aufbauen können.
Jedes Unternehmen braucht solche Richtlinien
Es spricht vieles dafür, dass ein Unternehmen, das die sozialen Netzwerke nutzt, auch Guidelines aufstellt. Aber auch, wenn Sie sich (vorerst) dagegen entscheiden, Social Media zu nutzen, sollten Sie über Richtlinien nachdenken, wenn Sie Mitarbeiter oder Angestellte beschäftigen. Denn deren Verhalten, auch wenn es gut gemeint ist, kann negative Folgen für Ihr Unternehmen haben, wie ein Urteil des Oberlandesgericht Düsseldorf belegt. In diesem Fall hat ein Mitarbeiter eines Autohauses über sein privates Facebook-Profil eine Verkaufsaktion seines Arbeitsgebers beworben. Obwohl dieser nichts davon wusste, wurde er rechtliche für den Wettbewerbsverstoß des Mitarbeiters verantwortlich gemacht.
Social Media Guidelines können helfen, solche Probleme bereits im Vorfeld zu verhindern. Auch, wenn die deutsche Gesetzgebung sich noch schwer mit den sozialen Netzwerken tut, gibt es bereits einige Entscheidungen und Experten, an denen man sich orientieren kann.
