Zeitmanagement tomatig: Die Pomodoro-Methode

Zeitmanagement, die große Unbekannte: stets auf der Suche nach Möglichkeiten, meinen Arbeitsaufwand in puncto Zeitmanagement zu strukturieren, ohne allein dafür schon Tage aufzuwenden, wurde ich kürzlich durch einen Artikel auf Bernetblog auf die Pomodoro-Technik aufmerksam – und war sogleich fasziniert.

Was ist Pomodoro?

In den 80er Jahren suchte der damalige Universitätsstudent Francesco Cirillo nach einem Weg, sich effektiver seinen Studien widmen zu können. Er entwarf eine Technik des Zeitmanagements, die konzentrierte Arbeitsblöcke von 25 Minuten vorsah, die Zeit festgehalten durch einen Küchenwecker. Da dieser das Design einer Tomate (italienisch Pomodoro) hatte, war der Name für die Technik geboren.

Wie geht Pomodoro?

Wollen Sie Pomodoro anwenden, stellen Sie als erstes eine Liste aller Aufgaben, die es zu erledigen gilt, auf. Wem eine zeitliche Struktur hilft, dem würde ich empfehlen, bereits diese Liste auf Wochen- oder gar Monatsbasis aufzustellen, um nicht von der Aufgabenmenge erschlagen zu werden.

Zu Beginn jedes Tages wählen Sie nun die wichtigsten Aufgaben aus und übertragen sie auf Ihre To-Do-Liste für diesen Tag. Hier empfiehlt es sich bereits, sehr große Aufgaben auf Teilaufgaben herunterzubrechen sowie die Aufgaben mit Prioritäten zu versehen.

Nun wählen Sie von der To-Do-Liste die wichtigste Aufgabe aus. Den Küchenwecker stellen Sie auf 25 Minuten und bearbeiten die ausgewählte Aufgabe konzentriert, ohne irgendetwas anderes nebenher zu tun, bis der Wecker klingelt. Ist die Aufgabe noch nicht erledigt, markieren Sie sie auf der To-Do-Liste mit einem x und legen eine 3- bis 5-minütige Pause ein. Danach beginnen Sie den nächsten 25-Minuten-Abschnitt (Pomodoro genannt) und verfahren wie oben beschrieben, bis die Aufgabe erledigt ist und Sie sie von der Liste streichen können.

Nach vier Pomodoros sollten Sie unbedingt eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten einlegen.

Warum Pomodoro?

Es ist nichts Neues, dass das vielgerühmte Multitasking in der Praxis meistens zu ineffizientem Arbeiten führt und jede Arbeit nur noch länger dauert, wenn man versucht, mehrere Arbeiten gleichzeitig zu erledigen.  Pomodoro arbeitet zum einen mit der uneingeschränkten Konzentration auf eben diese eine Aufgabe, die man innerhalb des aktuellen Pomodoros bearbeitet. Zum anderen neigen viele Aufgaben dazu, soviel Zeit in Anspruch zu nehmen wie Zeit dafür zur Verfügung steht. Stehen auf einmal nur noch 25 Minuten zur Verfügung, werden sich viele (natürlich nicht alle) Aufgaben auch in diesem Zeitraum erledigen lassen.

Pomodoro-Regeln

Der Umgang mit Störungen, die zwar nach Möglichkeit vermieden werden sollen, was aber nun einmal nicht immer möglich ist, ist ein sich logisch ergebendes Problem. Hier gibt die Pomodoro-Technik recht umfassende Anleitung zum Umgang mit Störungen, die im Bedarfsfall unter den weiterführenden Links nachgelesen werden können, die ich hier jedoch der Übersichtlichkeit halber auf das Wesentliche runterbrechen möchte:

Störungen können intern oder extern sein, also z.B. ein wichtiger Gedanke über eine noch zu erledigende Aufgabe, oder ein Kollege mit einer dringenden Frage. Vermeidbare Störungen sollten nach Möglichkeit eliminiert werden, z.B. durch das Ausschalten des eMail-Programms. Der neue Gedanke sollte unten auf der To-Do-Liste oder in der Aufgabensammlung festgehalten werden, um sich ihm später zu widmen und den Kopf wieder frei zu bekommen. Kann der Kollege nicht auf später vertröstet werden, markiert man die Unterbrechung auf seiner To-Do-Liste und fängt nötigenfalls mit dem Pomodoro neu an.

Denn eine weitere Regel besagt: hat ein Pomodoro einmal angefangen, muss er klingeln.

Desweiteren ist ein Pomodoro unteilbar. Dauern Aufgaben deutlich weniger lang als 25 Minuten, fassen Sie sie zu einem Pomodoro zusammen. Dauert eine Aufgabe hingegen länger als 5 bis 7 Pomodoros, unterteilen Sie sie weiter.

Und zuletzt die wichtigste Regel: beim nächsten Pomodoro klappt alles besser! Denn selbst die beste Zeitmanagement-Methode macht den Menschen nicht perfekt, also lieber den nächsten Pomodoro mit neuer Motivation angehen, anstatt sich über den letzten zu ärgern – und auch nicht weiter zu kommen.

Fazit

Eine Zeitmanagement-Technik, die durchauch ebenfalls einen gewissen Umfang hat (siehe das unten verlinkte eBook), die sich jedoch sehr einfach auf das Wesentliche reduzieren lässt. Es ist sicher hilfreich, seine erledigten Pomodoros mit allen Arten von Störungen zu dokumentieren und auszuwerten, um die eigene Effizienz noch weiter zu steigern, aber auch dem, der sich weniger Aufwand machen will, ist mit dieser Technik, in ihren simplen, einfach zu verstehenden und umzusetzenden Grundlagen, geholfen.

Wie oftmals im Zeitmanagement ist auch diese Technik sicher nicht für jeden geeignet. Jedoch ist der Einstieg dermaßen einfach, dass kaum ein Grund besteht, es nicht einfach auszuprobieren, ob es zusagt oder nicht.

Weiterführende Links:

The Pomodoro Technique : offizielle Website

The Pomodoro Technique : das kostenlose eBook zur Methode

Cheat Sheet : die Kurzfassung

To Do Today : die To-Do-Liste zum Ausdrucken

Activity Inventory: Liste zur Sammlung der Aufgaben